行政人事助理

岗位职责

职责简介 人事方面 1 公司各部门人员的招聘 2 公司员工的培训、考核、建议 3 公司人事制度的拟定、实施、监督、完善 4 公司对外事务联系和办理 5 公司企业文化的建设 6 公司员工相关证件的办理 7 公司对外的宣传 8 公司员工档案的管理 行政方面 1 负责公司行政制度的拟定和实施 2 负责公司厂房的维护 3 负责公司固定资产的管理 4 负责公司办公用品的采购与管理 5 负责公司员工宿舍的管理 6 负责公司车辆的管理 7 负责公司消防的管理 8 公司对外的联系与协调 职责细则 1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;搞好各部门间相互配合、综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查。 2. 根据领导意图和公司发展战略,负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿,牵头或协助公司的规划研究。 3. 负责全公司日常行政事务管理,协助总经理处理日常工作,负责总经理的日常活动和外出活动的安排。 4. 组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。 5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档立卷管理的工作。 6. 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作,定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。 7. 负责公司保密工作和法律事务,妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。 8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。 9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作,负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。 1. 负责公司总务工作,做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。 11. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗。 12. 负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。 13. 根据公司发展规划,制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。 14. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作,并负责跟进、检查、监督、考核。 15. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。 16. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件;调查处理员工投诉;调处劳资纠纷。 17. 做好员工保险、福利工作。 18. 为丰富员工文化生活,组织安排各种文体活动和旅游活动。 19. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。 2. 其他需要配合完成的工作。。 相关制度 一、考勤管理制度 1. 作息时间: 星期一至星期六8:3——17:3,午休12:—13:3 2. 员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司,提前向行政部或直属分部经理说明。 3. 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。 4. 迟到:上班时间开始后未到岗者。 5. 早退:下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。 6. 旷工:上班时间开始后1小时以上未到公司者,下班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未提前请假的,记一天旷工;以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班,经查不实的,按旷工论处。 7. 病假:提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。 8. 事假:一天以内需提前请假,填写请假单,经部门经理或总经理批准后方可休假,特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内请假,并在上班后补办请假单;事假两天或以上者,需提前由本人填写请假单,未按上规定办理的,均按旷工处理; 9. 违反劳动纪律规定: (1) 迟到、早退: (2) 旷工: 旷工一天以内的,当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资;旷工超过三天者解除劳动合同。 (3) 婚假 凡通过试用期的员工,凭结婚证可享受七天有薪婚假。 (4) 丧假 员工直系亲属(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹)去世,可申请三天有薪假。 (5) 分娩假 凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工,凭医院证明,经公司行政部核准后,可视情况享受四十天有薪产假。 二、书籍管理办法 本公司书籍,泛指设计,工程,策划,行业规范,杂志刊物及其它由公司出资购买的书籍。 1. 购买 (1) 部门经理根据工作需要,向行政部提出购买申请,并填写《书籍购买申请表》。 (2) 行政部经理审核,报总经理签字同意后,方可购买。应急购买,至少应征得行政部经理口头同意。 (3) 《书籍购买申请表》一式二份,行政部留存一份,购买部门经理处留存一份。 2. 报销 (1) 书籍购回后,购买人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部人员。 (2) 行政部人员根据收银条金额,清点实际购买数量,填写《固定资产登记表》一式两联,并输入电脑备份,将一联《固定资产登记表》返回购买人。 (3) 购买人填写《支出凭单》,持《固定资产登记表》、收银条、发票、收据等相关票据,经行政部经理签字后,到财务部进行报销。 3. 借阅 (1) 公司员工借阅,需在《书籍借阅登记表》上签字,认真填写借阅细目。归还时,履行销借手续。 (2) 非公司员工借阅,除履行上述手续外,还必须打借条,并需行政部经理签字同意。 (3) 借阅人员按时归还书籍刊物,不得无故延期归还。所有书籍借阅期限不超过一个月。 (4) 不得损坏书籍刊物。归还时发现书籍有破裂、缺页等情况,处以罚款1元/次。 (5) 不得在书籍上乱作标记,随意涂画。违者处以罚款1元/次。 (6) 不得故意弄脏书籍刊物。违者处以罚款5元/次。 (7) 不得在书籍借回家后,又转借他人。因复制、拷贝等引起的版权争议,将由借阅者承担责任,公司概不负责。 三、物资用品采购及使用管理制度 1. 本制度所指物资用品包括: (1) 公司固定资产及低值易耗品; (2) 办公用品、电脑耗材等用品用具; (3) 其他用品(另行规定)。 2. 采购程序: (1) 每月26日各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部,由行政部汇总编制《采购预算表》一式两份。 (2) 行政部经理根据实际需要进行审核签字,并报总经理签字批准。 (3) 总经理审批签字后交财务部,财务部预算、预支采购金额,并留存一联; (4) 行政部按计划安排实施采购。 (5) 由行政部对采购物品进行登记,填写《办公用品采购统计表》。 (6) 如需进行应急采购,可先报行政部,由行政部报总经理审批进行采购,采购后按正常登记手续进行登记。 四、物品领用管理制度 1. 物品类别 (1) 办公用品:包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。 (2) 公用物品:包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。 2. 领用原则 (1) 办公用品:本人根据工作需要,填写《办公用品领用表》,到行政部领取。 (2) 公用物品:本着合理使用杜绝浪费的原则,互相监督,物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿,由行政部不定期进行抽查盘点。 五、清洁卫生管理制度 1. 本公司清洁范围包括:办公区域内所有角落。 2. 本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫,详见《值日轮流表》。 3. 值日人员须按如下标准进行清扫: (1) 地面:无纸屑碎末,无油渍,无污痕,整洁通透。 (2) 桌面:无明显灰尘,无油渍污痕,桌上物件分类整齐摆放,物见本色。 (3) 椅、沙发:无明显灰尘,无污垢,摆放端正整齐。 (4) 玻璃窗、窗台:光洁锃亮,无水渍、无污痕和灰尘,做到窗明几净。 (5) 打印机等固定设备设施:无灰尘,无污垢。 (6) 公司盆景、花木植物由行政部统一管理,值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。 4. 个人卫生执行以下标准: (1) 自己办公区域卫生,整理文件,清倒个人垃圾,保持办公桌整洁; (2) 定期擦拭及保养自己使用的电脑,保持其清洁及正常的使用; (3) 严禁随地吐痰,乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核,禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物; (4) 其他需个人注意的卫生事项。 5. 卫生惩罚制度: 个人办公区域卫生由个人负责,包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。 6. 惩罚原则: 六、档案的分类及管理制度 1. 营销部档案: (1) 招投标资料:包含招标文件、图纸、答疑、回标文 件(主要是报价汇总及图纸)等,营销人员领取招标文件后,由营销部内勤填写《招标文件档案表》进行登记,并将原件存档,复印件下发给相关人员,投标疑问统一由内勤发送,并将疑问及回复文件及时存档,以保证招投标文件的完整性。 (2) 日常工作档案:包括营销人员跟踪项目登记表、客户考察通知单、营销总结、合同概况表、分公司宣传品发放统计表、客户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等,由销售内勤分类存档,便于随时查阅。 (3) 营销部会议纪要及其他需要存档的文件。 2. 技术部档案: (1) 定额:按照项目名称分别存档,每次下发时都要在《收发文记录表》上进行登记,并将相对应电子版文件进行存档。 (2) 施工图:由设计人员将施工图交给技术部内勤存档,并在《施工项目图纸登记表》上进行登记。 (3) 技术部会议纪要及其他需要存档的文件。 3. 工程部档案: (1) 工程施工过程资料:包括与甲方联系函、工程洽商、变更等相关资料,按项目分类进行存档,填写《收发文记录表》。 (2) 报验资料:按工程进行存档。 (3) 结算资料:包括工程结算资料、劳务结算资料及材料结算资料,分别填写《工程结算统计表》、《劳务结算统计表》、《材料结算统计表》,并随时更新。 (4) 工程部会议纪要及其他需要存档的文件。 4. 行政人事部档案: (1) 分公司相关行政制度、员工档案。 (2) 集团公司下发的相关文件、制度等。 (3) 合同文件,由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者,在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在具体保管合同的部门履行签字手续外,还须出具书面借条,写明借阅原因,借阅期限,经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。 (4) 其他需要存档的文件。 5. 财务部档案: (1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。 七、保密制度 1. 凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订《保密协议》,保证不泄露公司的机密资料。 2. 各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理,分为三类:一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:副总、总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。 3. 除本部门工作人员外,未经许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。 4. 在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。 5. 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。 6. 公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。 7. 财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露给予任何人。 8. 合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。 9. 凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。 1. 员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相打听、攀比。 11. 员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。 八、奖惩制度 1. 奖励 (1) 嘉奖 1) 出色完成公司领导指派的重要任务者; 2) 圆满完成重大项目未出差错者; 3) 对操作技术或管理制度建议改进,经采纳施行,著有成效者。 4) 为公司节约成本,合理利用电脑耗材、办公用品,充分利用废弃品,成绩显著者; 5) 检举违规或损害公司利益者; 6) 全心全意服务,有具体事迹者; 7) 遇有困难,勇于负责,处理得当者。 8) 其它突出事迹应予奖励者。 (2) 记功 1) 节约物料或对废品利用,著有成效者。 2) 发现职责外问题,予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。 (3) 记大功 1) 遇有意外事件或灾害,奋不顾身、不避危难,因而减少损害者。 2) 维护公司重大利益,避免重大损失者。 3) 有其他重大功绩者。 (4) 奖金 1) 对公司有特殊贡献,足为全公司同仁表率者,奖现金2元。 2) 一年内记在功二次者,奖现金3元。 3) 服务年满三年,成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者,奖现金5元。 2. 惩罚: (1)警告: 每次减发奖金二十元,并于年终奖金时一并减发。 有下列情形之一者,予以警告: 1) 违反公司管理规定,情节轻微者; 2) 着装不整或不佩戴规定标志、员工牌; 3) 不能按时完成工作任务者; 4) 因过失导致工作失误,情节轻微者; 5) 不服从上级合理指示,情节轻微者; 6) 浪费公物,情节轻微者; 7) 上班时间、躺卧休息,擅离职守,怠忽工作者; 8) 破坏环境者; 9) 说长道短,影响团结者 (2)记过: 每次减发奖金三十元,并于年终奖金时一并减发。 1) 违反公司管理规定,不听劝阻者; 2) 在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者; 3) 对同仁恶意攻击或诬害,伪证,制造事端者; 4) 投机取巧,谋取非法利益者; 5) 因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者; 6) 未经许可携带外地人入公司闲谈。 (3)记大过: 每次减发奖金五十元,并于年终奖金时一并减发。 1) 擅离职守,致公司蒙受重大损失者; 2) 违反公司管理规定,顶撞、污辱管理人员者; 3) 泄露公司重要机密者; 4) 遗失经营的和重要文件、机件和其它物品; 5) 一个月内旷工达五日者; 6) 电脑等具技术性设备,非经使用人员及主管同意,擅自操作并造成损害者。 7) 拒绝听从主管人员合理指挥监督,经劝告仍不听从者; 8) 其他重大违规行为者。 (4) 开除、解雇 开除(不发资遣费) 1) 对同仁暴力、恐吓,严重妨碍工作者; 2) 在公司内殴打他人或相互殴打者; 3) 故意损坏设备或财物者; 4) 张贴、散发煽动性文字,图画破坏劳资感情者; 5) 偷盗同仁或公司财物者; 6) 侵占、贪污公司财物者; 7) 无故损毁公司财物,损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者; 8) 未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者; 9) 在公司服务期间受刑事处分者; 1) 一年内记大过满二次,功过无法平衡抵消者; 11) 无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者; 12) 吸食毒品者; 13) 伪造、编造或盗用公司印信者; 14) 在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者; 15) 故意泄露公司技术,营业上的机密致使公司蒙受重大损失者; 16) 其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。 3. 功过相抵 (1) 嘉奖与警告相抵消; (2) 记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次; (3) 记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次; (4) 前功不能抵后过。 (5) 职员功过抵消以发生于同一年内的为限。 4. 减发奖金 受警告以上处分者,于年终奖金发放时按下列标准减发: 1) 警告——减发15天工资的奖金; 2) 记过——减发25天工资的奖金; 3) 记大过——减发45天工资的奖金。 5. 福利 1) 为了员工老有所依,健康有保障,按国家有关规定,结合公司具体发展情况,逐步建立养老、医疗等社会保险制度。 2) 本手册由行政部负责解释和修改。 岗位设置 行政人事部经理:负责整个部门行政人事的统筹管理,制度的制定及审批等。 行政主管:负责部门中行政部分的事务管理,包括厨房、保安、清洁、宿舍等。 人事主管:负责部门中人事部分的事务管理,包括招聘,培训,考勤,薪酬,绩效及员工关系等。 行政助理:协助行政主管处理具体工作中实务性工作,属于执行层面的人员配置。 人事助理:协助人事主管处理具体工作中实务性工作,属于执行层面的人员配置。 其他文员:如招聘专员,培训专员,薪酬专员,企划专员,前台文员等等。 …查看全文
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