接待秘书

接待秘书是做什么的?本页面为用户提供了接待秘书的岗位职责,以及本职位近些年的薪资待遇情况、就业趋势、招聘趋势、面试经验等信息,综合图表数据多方面解析该职位的热度。
2024-03-29 18:00:00 更新

接待秘书简介

岗位职责
简介 接待工作它的基本要素包括:来访者、来访意图、接待者、接待任务及接待方式。 目前社会发展所导致的接待工作最重要的就是最后一种,即接待方式,接待方式的不同直接导致了其所进行事务的成败,可以说发展到了今天,接待工作在公司、公共场合·政府等各个行业都占据了主导地位。 工作方案 据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。 首先是会议的筹备工作,根据会议规模,确定接待规格,发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。也会根据不同的情况而做出选择。 领受任务 会议名称→会议性质→与会人数→会议期限→会议休息时间表→会议活动范围 →准备内容 →注意事项。 会前准备 会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→签到薄→休息安排→服务员配备→会场清洁 →接手纪念品、礼品(发放)→会场指示牌 →礼仪演习彩排。 列项检查 设备设施、会议物品。 引领登记 准备大厅指示牌→引领员→电梯引领员→会场引领员→指示牌→登记根据请柬、门票等发放纪念品。 会场服务 主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务→会场秩序维持服务(清理闲杂人员)→清洁服务→委托代办服务→出会场的引领服务(先生,请问需要帮助吗)→应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护)。 会后清理 撤会议物品→桌椅→餐具→清理与会人员遗留物并登记→清洁会场→撤出带入会场物品→查对清理纪念品、礼品→检查清理情况→关闭动力电器设备→服务人员撤出,锁闭会议厅。 汇报总结 向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况→会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)。 会场选择 选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到以下标准: 第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。” 第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。 第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。 第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。 会场布置 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置: 一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅;门口张贴欢迎和庆祝标语;可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽;桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法: 1.圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1—2人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。 2.口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 3.教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。 准备会议资料。 会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。 会议前的接待礼仪。 座次安排 一关于会议主席台座次的安排 根据中办掌握的原则:当领导同志人数为单数时,1号首长居中,2号首长排在1号首长左边,3号首长排右边,其他依次排列;当领导同志人数为双数时,1号首长、2号首长同时居中,1号首长排在居中座位的右边,2号首长排左边,其他依次排列。 二关于宴席座次的安排 宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。 三关于签字仪式的座次安排 签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一 般对等,按主客左右排列。 四关于乘车的座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。 会前检查 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。 ①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。 ②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。 ③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。 服务礼仪 会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。 倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为其添茶水。到水应动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能接触到杯口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖,右手持水壶,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。 其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。 如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。 做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。 会后服务 会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、座谈、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。 送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。 清理会议文件 ①根据保密原则,回收有关文件资料;②整理会议纪要;③新闻报道;④主卷归档;⑤会议总结 。
查看全文

接待秘书工资

整体分布
历年变化
最低:¥2,001
最高:¥78,800
月收入平均值约
¥4,588
高于平均值约占
0%
月收入中位数
¥4,762
近半年趋势
上涨
解读:接待秘书在全国的平均月薪为¥4,588,中位数为¥4,762,其中¥2k-7k工资占比最多,约92%。
来源于945444份样本

接待秘书就业

同比上月,人才热度
+10.8%

接待秘书招聘

同比上月,职位数量
+2.65%

接待秘书面经

一组12人进行案例分...
匿名用户
面试了职位:接待秘书
未通过未通过
一组12人进行案例分析,5分钟看题思考,40分钟小组讨论并得出综合意见由小组推荐一人进行总结性发言,面试官根据表现决定进入综合面试的人员。
2 年前 发布
查看更多 1 条面试经验
寻找更多岗位洞察

小程序

看准APP

公众号

看准公众号

APP

看准APP