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供应管理员

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岗位职责

两种模式
供应商管理
在供应商与制造商关系中,存在两种典型的关系模式:传统的竞争关系和合作性关系,或者叫双赢关系(Win-Win)。两种关系模式的采购特征有所不同。
竞争关系模式
是价格驱动。这种关系的采购策略表现为:
(1)买方同时向若干供应商购货,通过供应商之间的竞争获得价格好处,同时也保证供应的连续性;
(2)买方通过在供应商之间分配采购数量对供应商加以控制;
(3)买方与供应商保持的是一种短期合同关系。
双赢关系模式
是一供应商管理
种合作的关系,这种供需关系最先是在日本企业中采用。它强调在合作的供应商和生产商之间共同分享信息,通过合作和协商协调相互的行为。
(1)制造商对供应商给予协助,帮助供应商降低成本、改进质量、加快产品开发进度;
(2)通过建立相互信任的关系提高效率,降低交易/管理成本;
(3)长期的信任合作取代短期的合同;
(4)比较多的信息交流。
前面一节介绍的准时化采购采用的模式就是合作性的关系模式,供应链管理思想的集中表现就是合作与协调。因此建立一种双赢的合作关系对于实施准时化采购是很重要的。
双赢意义
从对准时化采购原理和方法的探讨中可以看到,供应商与制造商的合作关系对于准时化采购的实施是非常重要的,只有建立良好的供需合作关系,准时化策略才能得到彻底贯彻落实,并取得预期的效果。准时化采购中供需合作关系具有非常大的作用与意义。
从供应商的角度来说,如果不实施准时化采购,由于缺乏和制造商的合作,库存、交货批量都比较大,而且在质量、需求方面都无法获得有效的控制。通过建立准时化采购策略,把制造商的JIT思想扩展到供应商,加强了供需之间的联系与合作,在开放性的动态信息交互下,面对市场需求的变化,供应商能够做出快速反应,提高了供应商的应变能力。对制造商来说,通过和供应商建立合作关系,实施准时化采购,管理水平得到提高,制造过程与产品质量得到有效控制,成本降低了,制造的敏捷性与柔性增加了。
作用表现
供应商方面
①增加对整个供应链业务活动的共同责任感和利益的分享;
②增加对未来需求的可预见性和可控能力,长期的合同关系使供应计划更加稳定;
③成功的客户有助于供应商的成功;
④高质量的产品增强了供应商的竞争力。
制造商方面
①增加对采购业务的控制能力;
②通过长期的、有信任保证的订货合同保证了满足采购的要求;
③减少和消除了不必要的对进购产品的检查活动。
关系管理
简介
双赢关系已经成为供应链企业之间合作的典范,因此,要在采购管理中体现供应链的思想,对供应商的管理就应集中在如何和供应商建立双赢关系以及维护和保持双赢关系上。
信息交流机制
信息交流有助于减少投机行为,有助于促进重要生产信息的自由流动。为加强供应商与制造商的信息交流,可以从以下几个方面着手:
(1)在供应商与制造商之间经常进行有关成本、作业计划、质量控制信息的交流与沟通,保持信息的一致性和准确性。
(2)实施并行工程。制造商在产品设计阶段让供应商参与进来,这样供应商可以在原材料和零部件的性能和功能方面提供有关信息,为实施QFD(质量功能配置)的产品开发方法创造条件,把用户的价值需求及时地转化为供应商的原材料和零部件的质量与功能要求。
(3)建立联合的任务小组解决共同关心的问题。在供应商与制造商之间应建立一种基于团队的工作小组,双方的有关人员共同解决供应过程以及制造过程中遇到的各种问题。
(4)供应商和制造商经常互访。供应商与制造商采购部门应经常性地互访,及时发现和解决各自在合作活动过程中出现的问题和困难,建立良好的合作气氛。
(5)使用电子数据交换(EDI)和因特网技术进行快速的数据传输。
供应商激励
要保持长期的双赢关系,对供应商的激励是非常重要的,没有有效的激励机制,就不可能维持良好的供应关系。在激励机制的设计上,要体现公平、一致的原则。给予供应商价格折扣和柔性合同,以及采用赠送股权等,使供应商和制造商分享成功,同时也使供应商从合作中体会到双赢机制的好处。
供应商评价
要实施供应商的激励机制,就必须对供应商的业绩进行评价,使供应商不断改进。没有合理的评价方法,就不可能对供应商的合作效果进行评价,将大大挫伤供应商的合作积极性和合作的稳定性。对供应商的评价要抓住主要指标或问题,比如交货质量是否改善了,提前期是否缩短了,交货的准时率是否提高了等。通过评价,把结果反馈给供应商,和供应商一起共同探讨问题产生的根源,并采取相应的措施予以改进。
在线管理
高效的供应商管理不仅可以提高企业管理水平,而且能大幅提升企业的盈利能力。网络化的管理也体现在业务的客观性和流程的执行监督方面。减少出现缺陷的机会。但也有公司将这种统计规则用于控制供应链质量和衡量供应商合作水准。
“六Σ”供应商管理
○识别对象:确定可选的供应商名单;
○成本评估:确定目标与所需资源;
○优先排序:找出可行的方案并排出顺序;
○特性分析:分析选定的方案;
○执行计划:完成项目;
○成果评估:生成文档并找出有待提高的问题
随着信息技术的发展,企业对供应商的管理也发展到在线管理模式。互联网第一个采购管理平台由原浙江省机电设备招标局局长吴树贵先生和曾任浙江省国际技术设备招标有限公司总经理助理的罗青先生在21年共同创建;29年必联采购网荣获十年电子商务模式创新大奖。
供应商管理及评估在线管理功能:供应商通过网上注册,申请成为供应商企业,经过必联采购网对供应商注册信息校对、验证通过,供应商真正注册成为采购网供应商;采购商可对供应商进行认证,使其成为自己的潜在供应商;拥有供货资质的供应商称为正式供应商;采购商可对正式供应商进行评估,选出合格供应商。
原则步骤
在电子制造企业中,标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节,战略采购包括供应商的开发和管理,订单协调则主要负责材料采购计划,重复订单以及交货付款方面的事务。这种组织结构与销售体系非常类似,很多销售型公司也建立了专业的销售支持部门处理大量的重复性订单。
供应商的开发和管理是整个采购体系的核心,其表现也关系到整个采购部门的业绩。一般来说,供应商开发包括的内容有:供应市场竞争分析,寻找合格供应商,潜在供应商的评估,询价和报价,合同条款的谈判,最终供应商的选择。
在大多数的跨国公司中,供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则,也就是质量,成本,交付与服务并重的原则。
在这四者中,质量因素是最重要的,首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系,然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格,要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析,并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面,要确定供应商是否拥有足够的生产能力,人力资源是否充足,有没有扩大产能的潜力。最后一点,也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。
在供应商开发的流程中,首先要对特定的分类市场进行竞争分析,要了解谁是市场的领导者,市场的发展趋势是怎样的,各大供应商在市场中的定位是怎样的,从而对潜在供应商有一个大概的了解。
比如在电阻市场,你今天需要85的电阻,就大可不必去找那几个日本大厂,因为他们已经停产了。同时你也可以给你的设计部门同事提一个建议,尽量使用市场主流的元器件以降低成本。
电阻市场是一个差异化较少的市场,供应商多,容易运输,容易替代。在注塑市场中,就比较复杂一些。首先,产品差异很大,有的公司专长于精密注塑,有的则主攻大型工件。而且由于注塑件运输成本很高,本地化是必不可少的,你要评估在本地市场上,注塑产品的供应能力是供过于求还是供不应求,主要供应商及其竞争对手的特点等等,才能做到有备而来。
在这些分析的基础上,公司的采购部可以建立初步的供应商数据库并做出相应的产品分类。一般来说,分为电子类、机械类、辅助材料三大类。电子类中可进一步分为电路板、电阻、电容、电感、二三极管、集成电路等;机械类细分为塑料件、金属件、包装用品等;辅助材料的部分包括化学品、标签、胶带等杂物。
下一个步骤就是寻找潜在供应商了。经过对市场的仔细分析,你可以通过各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式。这些渠道包括供应商的主动问询和介绍,专业媒体广告,互联网搜索等方式。
在这个步骤,最重要的是对供应商做出初步的筛选。建议使用统一标准的供应商情况登记表,来管理供应商提供的信息。这些信息应包括:供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息,可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性,以及其综合竞争能力。在这些供应商中,剔除明显不适合进一步合作的供应商后,就能得出一个供应商考察名录。
接着,要安排对供应商的实地考察,这一步骤至关重要。必要时在审核团队方面,可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与,他们不仅会带来专业的知识与经验,共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。
在实地考察中,应该使用统一的评分卡进行评估,并着重对其管理体系进行审核,如作业指导书等文件,质量记录等,要求面面俱到,不能遗漏。比较重要的有以下项目:
销售合同评审,要求销售部门对每个合同评估,并确认是否可按时完成。
供应商管理,要求建立许可供应商清单,并要有有效的控制程序。
培训管理,对关键岗位人员有完善的培训考核制度,并有详细的记录。
设备管理,对设备的维护调整,有完善的控制制度,并有完整记录。
计量管理,仪器的计量要有完整的传递体系,这是非常重要的。
在考察中要及时与团队成员沟通,在结束会议中,总结供应商的优点和不足之处,并听取供应商的解释。如果供应商有改进意向,可要求供应商提供改进措施报告,做进一步评估。
在供应商审核完成后,对合格供应商发出询价文件,一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节,并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后,要对其条款仔细分析,对其中的疑问要彻底澄清,而且要求用书面方式作为记录,包括传真,电子邮件等。
后续工作是报价分析,报价中包含有大量的信息,如果可能的话,要求供应商进行成本清单报价,要求其列出材料成本、人工、管理费用等,并将利润率明示。比较不同供应商的报价,你会对其合理性有初步的了解。
在价格谈判之前,一定要有充分的准备,设定合理的目标价格。对小批量产品,其谈判的核心是交货期,要求其提供快速的反应能力;对流水线、连续生产的产品,核心是价格。但一定要保证供应商有合理的利润空间
同时,价格谈判是一个持续的过程,每个供应商都有其对应的学习曲线,在供货一段时间后,其成本会持续下降。与表现优秀的供应商达成策略联盟,促进供应商提出改进方案,以最大限度节约成本。
实际上,每个供应商都是所在领域的专家,多听取供应商的建议往往会有意外的收获。曾有供应商主动推荐替代的原材料,如用韩国的钢材代替瑞士产品,其成本节约高达5%,而且性能完全满足要求,这是单纯依靠谈判所无法达到的降价幅度。通过策略联盟,参与设计,供应商可以有效帮助我们降低成本。
还有非常重要的一个方面是隐性成本。采购周期、库存、运输等等都是看不见的成本,要把有条件的供应商纳入适时送货系统,尽量减少存货,降低公司的总成本。
流程标准
采购商选择供应商建立战略伙伴关系、控制双方关系风险和制定动态的供应商评价体系是中国采购商普遍关心的几个问题。随着采购额占销售收入比例的不断增长,采购逐渐成为决定电子制造商成败的关键因素。供应商的评估与选择作为供应链正常运行的基础和前提条件,正成为企业间最热门的话题。
不同企业的不同发展阶段,对供应商的选择和评价指标也不尽相同。那么怎样才能通过量化的指标来客观地评价和选择供应商呢?基本思路是:阶段性连续评价、网络化管理、关键点控制和动态学习过程。这些思路体现在供应商评价体系的建立、运行和维护上。
(1)建立供应商阶段性评价体系
采取阶段连续性评价的方式,将供应商评价体系分为供应商进入评价、运行评价、供应商问题辅导、改进评价及供应商战略伙伴关系评价几个方面。供应商的选择不仅仅是入围资格的选择,而且是一个连续的可累计的选择过程。
建立供应商进入评价体系,首先需要对供应商管理体系、资源管理与采购、产品实现、设计开发、生产运作、测量控制和分析改进等七个方面进行现场评审和综合分析评分。对以上各项的满意程度按照从不具备要求到完全符合要求且结果令人满意,分为5个分数段(分~1分区间),根据各分项要素计算平均得分。如 8分以上为体系合格供应商,5分以下为体系不合格供应商,795为需讨论视具体情况再定的持续考核供应商。合格的供应商进入公司级的AVL维护体系。
建立供应商运行评价体系,则一般采取日常业绩跟踪和阶段性评比的方法。采取QSTP加权标准,即供货质量Quality(35%评分比重)、供货服务Service(25%评分比重)、技术考核Technology(1%评分比重)、价格Price(3%评分比重)。根据有关业绩的跟踪记录,按照季度对供应商的业绩表现进行综合考核。年度考核则按照供应商进入AVL体系的时间进行全面的评价
供应商问题的辅导和改进工作,是通过专项专组辅导和结果跟踪的方法实现的。采购中心设有货源开发组,根据所负责采购物料特性把货源开发组员分为几个小组,如板卡组、机械外设组、器件组、包装组等,该小组的工作职责之一就是对供应商进行辅导和跟进。
供应商战略伙伴关系评价是通过供应商的进入和过程管理,对供应商的合作战略采取分类管理的办法。采购中心根据收集到的信息,由专门的商务组分析讨论,确定有关建立长期合作伙伴的关系评估,提交专门的战略小组进行分析。伙伴关系不是一个全方位、全功能的通用策略,而是一个选择性战略。是否实施伙伴关系和什么时间实施要进行全面的风险分析和成本分析。
阶段性评价体系的特点是流程透明化和操作公开化,所有流程的建立、修订和发布都通过一定的控制程序进行,保证相对的稳定性。评价指标尽可能量化,以减少主观干扰因素。
(2)体现网络化管理
网络化管理主要是指在管理组织架构配合方面,将不同的信息点连接成网的管理方法。多事业部环境下的采购平台,需要满足不同事业部的采购需求,需求的差异性必须统一在一个更高适应性的统一体系内。对新供应商的认证,应由公司级的质量部门和采购中心负责供应商体系的审核;而对于产品相关的差异性需求则应由各事业部的质量处和研发处提出明确的要求。
建立一个评审小组来控制和实施供应商评价。小组成员由采购中心、公司质量部、事业部质量部的供应商管理工程师组成,包括研发工程师、相关专家顾问、质检人员、生产人员等。
评审小组以公司整体利益为出发点,独立于单个事业部,组员必须有团队合作精神、具有一定的专业技能。
网络化的管理也体现在业务的客观性和流程的执行监督方面。监督机制体现在工作的各个环节,应尽量减少人为因素,加强操作和决策过程的透明化和制度化。可以通过成立业务管理委员会,采用ISO9的审核办法,检查采购中心内部各项业务的流程遵守情况。
(3)关键点控制的四项原则
关键点控制包括门当户对原则、半数比例原则、供应源数量控制原则和供应链战略原则。
门当户对原则体现的是一种对等管理思想,它和“近朱者赤”的合作理论并不矛盾。在非垄断性货源的供应市场上,由于供应商的管理水平和供应链管理实施的深入程度不同,应该优先考虑规模、层次相当的供应商。不一定行业老大就一定是首选的供应商,如果双方规模差异过大,采购比例在供应商总产值中比例过小,则采购商往往在生产排期、售后服务、弹性和谈判力量对比等方面不能尽如人意
从供应商风险评估的角度,半数原则要求购买数量不能超过供应商产能的 5%。如果仅由一家供应商负责1%的供货和1%成本分摊,则采购商风险较大,因为一旦该供应商出现问题,按照“蝴蝶效应”的发展,势必影响整个供应链的正常运行。不仅如此,采购商在对某些供应材料或产品有依赖性时,还要考虑地域风险。
供应源数量控制原则指实际供货的供应商数量不应该太多,同类物料的供应商数量最好保持在2~3家,有主次供应商之分。这样可以降低管理成本和提高管理效果,保证供应的稳定性。
采购商与供应商建立信任、合作、开放性交流的供应链长期合作关系,必须首先分析市场竞争环境。通过分析产品需求、产品的类型和特征,确认是否有建立供应链合作关系的必要。对于公开和充分竞争的供应商市场,可以采取多家比价,控制数量和择优入围的原则。
而在只有几家供应商可供选择的有限竞争的市场和垄断货源的独家供应市场,采购商则需要采取战略合作的原则,以获得更好的品质、更紧密的伙伴关系、更好的排程和更低的成本和更多的支持。
对于实施战略性长期伙伴关系的供应商,可以签订“一揽子协议/合同”。在建立供应链合作关系之后,还要根据需求的变化确认供应链合作关系是否也要相应地变化。一旦发现某个供应商出现问题,应及时调整供应链战略。
供应链战略管理还体现在另一个方面:仔细分析和处理短期和长期目标、短期和长远利益的关系。采购商从长远目标和长远利益出发,可能会选择某些表面上看似苛刻、昂贵的供应商,但实际上这是放弃了短期利益,主动选择了一个由优秀元素组成的供应链。
(4)体系的维护
供应商管理体系的运行需要根据行业、企业、产品需求和竞争环境的不同而采取不同的细化评价。细化的标准本身就是一种灵活性的体现。短期的竞争招标和长期的合同与战略供应商关系也可以并存。
学习型的组织通过不断地学习和改进,对于供应商的选择评价、评估的指标、标杆对比的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新。采购作为一种功能,它的发展与制造企业的整体管理架构、管理阶段有关系。需要根据公司的整体战略的调整而不断地调整有关采购方面的要求和策略,对于供应商选择的原则和方法也亦然。
(5)供应商选择的十个原则
总原则--全面、具体、客观原则:建立和使用一个全面的供应商综合评价指标体系,对供应商做出全面、具体、客观的评价。综合考虑供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等方面可能影响供应链合作关系的方面。
系统全面性原则:全面系统评价体系的建立和使用。
简明科学性原则:供应商评价和选择步骤、选择过程透明化、制度化和科学化。
稳定可比性原则:评估体系应该稳定运做,标准统一,减少主观因素。
灵活可操作性原则:不同行业、企业、产品需求、不同环境下的供应商评价应是不一样的,保持一定的灵活操作性。
门当户对原则:供应商的规模和层次和采购商相当。
半数比例原则:购买数量不超过供应商产能的5%,反对全额供货的供应商。
供应源数量控制原则:同类物料的供应商数量约2~3家,主次供应商之分。
供应链战略原则:与重要供应商发展供应链战略合作关系。
学习更新原则:评估的指标、标杆对比的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新。
管理制度
1.1制定目的
为规范供应商开发流程,使之有章可循,特制定本规章.
1.2适用范围
本公司新厂商之开发工作,除另有规定外,悉依本规章执行.
1.3权责单位
采购部负责本规章制定,修改,废止之起草工作.
总经理负责本规章制定,修改,废止之核准.
供应商开发程序
2.1供应商开发权责 BR>采购部负责供应商开发主导工作.
开发部负责供应商样品的确认.
品管部,生技部,生管部,采购部组成厂商调查小组,负责供应商的调查评核.
2.2供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式:
各种采购指南.
新闻传播媒体,如电视,广播,报纸等.
各种产品发表会.
各类产品展示(销)会.
行业协会.
行业或政府之统计调查报告或刊物.
同行或供应商介绍.
公开征询.
供应商主动联络.
(1)其他途径.
2.3供应商问卷调查
2.3.1问卷设计
问卷设计由采购部主导,品管,开发等单位协助.设计应注意的事项有:
依本公司需要设计内容及格式.
应尽可能掌握,了解供应商的资讯.
易于填写.
通俗易懂.
便于整理.
2.3.2供应商基本资料表
应由厂商填写《供应商基本资料表》.该表包括下列内容:
公司名称,地址,电话,传真,E-mail,网址,负责人,联系人.
公司概况,如资本额,成立日期,占地面积,营业额,银行讯息.
设备状况.
人力资源状况.
主要产品及原材料.
主要客户.
其他必要事项.
2.3.3供应商问卷调查表
供应商问卷调查表,一般包括下列内容:
材料零件确认.
品质验收与管制.
采购合同.
请款流程.
售后服务.
建议事项.
2.4供应商开发流程
寻找供应商.
填写供应商基本资料表.
与供应商洽谈.
必要时作样品鉴定.
供应商问卷调查.
提出供应商调查评核之申请.
管理误区
无节制压低采购单价
在制造业成本构成中 ,原材料或零部件一般都占有很高的份额,企业高管对原材料或零部件成本予以关注,这本在情理之中。但是,管理者会不知不觉地把关注的焦点放在了原材料或零部件的采购单价上,并期望通过无节制压低供应商价格,来提高自身成本竞争优势。
无节制压低采购单价的后果是严重的,供应商或者因为无利可图而被迫停止供货,更坏的情况是供应商为了生存而采取以次充好的应对策略。可见,期望无限压低资源价格来获得成本优势,不仅背离了精益管理思想,而且企业还可能为此付出惨痛代价。
太多审核监管,太少辅导支持
许多企业抱怨,供应商能力低下,品质、交货等总是达不到要求。面对问题,许多管理者想到的是,通过加强审核监督,甚至采用重罚等手段来达到目的。至于对供应商实施辅导,帮助提升管理水平方面,则没有意识或少有作为。其结果是,供应商能力提升缓慢,考核和处罚还会增加供需双方的不信任感,以至于出现相互推诿的现象发生 。
能拖欠货款成了被奖赏的能力
有的企业以为,能够拖欠供应商货款是采购方值得称道的能力,并以此来考核采购的工作绩效。其结果是,企业想方设法拖欠货款,还经常找供应商茬子,以品质不良或交货延迟等为理由不支付或少支付。这样做的后果是,企业信用和形象严重受损。我的一个供应商朋友就告诉我,他再也不想和国内某大牌企业做生意了,原因是对方不仅做事霸道,而且支付信用很差。
供应商不行就换
在一些企业看来,更换供应商易如反掌,因为有太多的中小企业等着成为他们的供应商。在不断更换供应商的过程中,这些企业确实能够从中得到实惠。但是,这样做的缺点也是显而易见的,那就是在供应链整体能力提升方面无所作为,缺乏积累,而且还会在企业信用和形象上遭受莫大的损失。
这些认识误区和错误做法,不利于企业整体实力的提升,更会阻碍企业壮大变强的进程 。
六Σ应用
多数公司采用“六Σ”来进行生产管理,以质量标准来衡量其生产流程水平,减少出现缺陷的机会合同制造商Raytheon系统公司却将这种统计规则用于控制供应链质量和衡量供应商合作水准。Raytheon系统公司将这一套方法应用于供应商管理。
Raytheon的“六Σ”供应商管理计划包括六个解决步骤:①识别对象,确定可选的供应商名单;②成本评估,确定目标与所需资源;③优先排序,找出可行的方案并排出顺序;④特性分析,分析选定的方案;⑤执行计划,完成项目;⑥成果评估:生成文档并找出有待提高的问题。通过“六Σ”的实施,可使公司及其供应商降低合作项目的实现成本、估测节约幅度、计算回报率,以及确定项目执行的几个阶段。
当公司主要与军用系统供应商而不是元器件制造商进行合作时,许多时候无法明确成及衡量指标。许多行业包括电子行业,都在尝试展开更大范围的合作,但无法计算出这种努力到底有多大价值。
这种成本的计算方法多数是在为期两天的、与供应商共同召开的讨论会上完成的。讨论会期间,项目进程中的每个步骤都建立起精确的数字指标,这通常是供应商的管理者和工程师第一次看到如此详尽的成本数字。
其中的关键是,供应商必须愿意让Raytheon获取所有的大量财务信息,包括有关人工、材料、工厂基本运营成本和管理费用等数字。Raytheon并不相应地回馈财务数据,但可以共享其它数据,以及合作项目的实现成本。
Raytheon让供应商详细了解其产品到达后所发生的数据,以及在供应链中出现问题时其原因是什么。但并不向他们公开所有数据,而是提供合作项目所发生的成本数据。
“六Σ”供应商管理
识别对象:确定可选的供应商名单;
成本评估:确定目标与所需资源;
优先排序:找出可行的方案并排出顺序;
特性分析:分析选定的方案;
执行计划:完成项目;
成果评估:生成文档并找出有待提高的问题
七大体系
内容
供应商管理指标体系包括七个方面:质量(Quality)、成本(Cost)、交货(Delivery)、服务(Service)、技术 (Technology)、资产(Asset)、员工与流程(People and Process),合称QCDSTAP,即各英文单词的第一个字母。前三个指标各行各业通用,相对易于统计,属硬性指标,是供应商管理绩效的直接表现;后 三个指标相对难于量化,是软性指标,但却是保证前三个指标的根本。服务指标介于中间,是供应商增加价值的重要表现。前三个指标广为接受并应用;对其余指标 的认识、理解则参差不齐,对其执行则能体现管理供应商的水平。
质量指标
(Quality)
常用的是百万次品率。优点是简单易行,缺点是一个螺丝钉与一个价值1元的发动机的比例一样,质量问题出在哪里都算一个次品。供应商可以通过操纵简 单、低值产品的合格率来提高总体合格率。在不同行业,标准大不相同。例如在采购品种很多、采购量很小的“多种少量”行业,百万次品率能达到3就是世界水平;但在大批量加工行业的零缺陷标准下,这样质量水平的供应商八成属于淘汰对象。
质量成本(Cost of Poor Quality; COPQ)弥补百万次品率的不足。其概念是造价不同的产品,质量问题带来的损失不同;同一次品,出现在供应链的不同位置,造成的损失也不一样(例如更换、 维修、保修、停产、丧失信誉、失去以后生意等)。例如坏在客户处,影响最大,假设权重为1;坏在公司生产线,影响相当大,假设权重为1;坏在供应商 的生产车间,影响最小,假设权重为1。该产品价格为1元,在上述三个环节各出现次品一个,总的质量成本就是111元(1_x1 + 1_x1 + 1x1)。这个指标有助于促使在供应链初端解决质量问题,在一些附加值高、技术含量高、供应链复杂的行业比较流行,例如在美国,飞机制造业、设备制造行业等设备原厂(OEM)采用得比较多。
质量领域还有很多指标,例如样品首次通过率、质量问题重发率(对那些积习难改的供应商)等。不管什么质量指标,统计口径一致,有可对比性,才能增加公司内 部及供应商的认可度。而且质量统计不是目的。统计的终极目标是通过表象(质量问题)发现供应商的系统、流程、员工培训、技术等方面的不足,督促整改,达到优质标准。
成本指标
(Cost)
常用的有年度降价。要注意的是采购单价差与降价总量结合使用。例如年度降价5%,总成本节省2万。在实际操作中采购价差的统计远比看上去复杂,相信经 历过的人有同感。例如新价格什么时候生效:采购方按交货期定,而供应商按下订单的日期定 -- 这些一定要与供应商事前商定。
多采购回馈是指当采购额超过一定额度,供应商给采购方一定比例的回扣。这个条款给购卖双方动力来增加采购额。付款条件是指在公司资金宽裕的情况下,鼓励供 应商提前领取货款,但给公司折扣。例如货到1天发款,给采购方2%的折扣等。这两个方面设立具体的指标也未必现实,很多公司把它算作年度采购价差的一部分。
有些公司也统计8%的开支花在多少个供应商身上。其目的是减少供应商数量,增加规模效益。具体指标很难定,因为不同公司、行业,即使同一公司在不同市场 环境下,最佳供应商数量也不同。例如在买方市场下,供应商数量越小越好,这样规模效益好;但在卖方有产能限制、原材料不足等情况下,供应商多,采购方的风 险就相对低。美国高级采购研究中心的统计表明,24年9.4%的供应商占8%的采购额,这一比例逐年降低,25和26分别为7.7%和 7.6%。这一统计的对象是美国大公司,采购额动辄几十上百亿美金。针对中小公司的统计还没看到。
按时交货率
(On Time Delivery)
按时交货率与质量、成本并重。概念很简单,但计算方法很多。例如按件、按订单、按订单行,按时交货率都可能不同。一般用百分比。缺点与质量百万次品率一 样:一个螺丝钉与一个发动机的比例相同。生产线上的人会说,缺了哪一个都没法组装产品。有道理。但从供应管理的角度来说,一个生产周期只有几天的螺丝钉与 采购前置期几个月的发动机,还是不一样。
对于供应商管理的库存(Vendor Managed Inventory; VMI),因为有最低与最高库存点,按时交货可通过相对库存水平来衡量。例如库存为零,风险很高;库存低于最低点,风险相当高;库存高于最高点,断货风险 很小但过期库存风险升高。这样,统计上述各种情况可以衡量供应商的交货表现。根据未来物料需求和供应商的供货计划,还可以预测库存点在未来的走势。
值得注意的是,成本、质量和按时交货应综合考虑。这些指标如果分归不同部门,部门间的扯皮就可能很厉害。例如在美国一些大公司里,成本归供应管理部门,质 量由质量管理部门负责。为降低成本,供应管理部门力图到低成本国家采购;为确保质量,质量管理部门则坚决反对。两者的扯皮旷日持久,往往导致全球采购战略 失败。解决方法之一是让一个部门同时负责三个指标,促使其通盘考虑。
上述三大指标可客观统计。尽管没有一种完美的统计指标,但只要统计口径一致,不同供应商之间、同一供应商的不同时期就有可比性,就能很好反映供应商的总体 表现。下面要讲的服务、技术、资产、员工与流程指标则相对主观,统计上不是很直观但却是衡量供应管理部门绩效的重要一环。
服务指标
(Service)
服务没法直观统计。但是,服务是供应商的价值的重要一环。已故IBM首席采购官Gene Richter,三届美国《采购》杂志“采购金牌”得主,总结一生之经验,有一点就是要肯定供应商的服务价值。服务在价格上看不出,价值上却很明显。例如 同样的供应商,一个有设计能力,能对采购方的设计提出合理化建议,另一个则只能按图加工,哪一个价值大,不言而喻。
服务是无形的,在不同的公司、行业侧重点也会有不同。但共性是,服务都涉及到人,可调查用户满意度来统计。例如公司期望供应商给设计人员提合理化建议、尽 量缩短新产品的交货时间、主动配合质量人员的质量调查、积极配合采购人员的调度、催货,那么公司可发简短的问卷给相关人员,调查他们对上述各项的满意程 度,以及哪些地方需要改进。统计得人多了,统计结果便具有代表性。更重要的是,供应商得到的信号是,公司在统计他们的服务质量,任何一个人的意见都很重要。这样就可尽量避免只有主管机构才能驱动供应商的现象。
技术指标
(Technology)
对于技术要求高的行业,供应商增加价值的关键是因为他们有独到的技术。供应管理部门的任务之一是协助开发部门制定技术发展蓝图,寻找合适的供应商。这项任 务对公司几年后的成功至关重要,应该成为供应管理部门的一项指标,定期评价。不幸的是,供应管理部门往往忙于日常的催货、质量、价格谈判,对公司的技术开 发没精力或兴趣,在选择供应商随随便便,为几年后的种种问题埋下祸根。
对供应管理部门,技术指标还包括应用信息技术采购。这个指标有利于促进采购方、供应商利用先进技术,节省成本,提高效率。美国高级采购研究中心的统计表 明,24年7.7%的供应商与采购方通过电子采购合作,到26年则达到13.5%;24年电子采购占采购额的17.3%,到26年则占到 2.5%。 信息技术的应用深度、广度逐年增加,供应管理部门是主要推动力。
资产管理
(Asset)
供应管理直接影响公司的资产管理,例如库存周转率、现金流。供应管理部门可通过供应商管理库存(VMI)转移库存给供应商,但更重要的是通过改善预测机制 和采购流程,降低整条供应链的库存。例如在美国半导体设备制造行业,由于行业的周期性太强,过度预测、过度生产非常普遍,大公司动辄注销几千万美金的库 存。到头来,整个行业看上去赚了很多钱,但扣除过期库存,所剩无几。但有些公司通过提高预测和采购机制,成功地降低了库存,因而成为行业的佼佼者。所以, 供应管理部门的绩效指标应该包括库存周转率。这样也可避免为了价格优惠而超量采购。
在供应商方面,资产管理体现供应商的总体管理水平。它包括固定资产、流动资产、长期负债、短期负债等。这些都有相应的比率(不同行业的标准比率可能不同: 例如在合同加工行业,库存周转率动辄几十、上百,而在一些大型设备制造行业,一年能周转六次就是世界级水平)。作为供应管理部门,定期(例如每季度)审阅 供应商的资产负债表,是及早发现供应商经营问题的一个有效手段。现金流、库存水平、库存周转率、短期负债等都可能影响供应商的今后表现,也是采购方能否得 到年度降价的保证。
人们往往忽视供应商的资产管理。普遍想法是,只要供应商能按时交货,我才不管他建多少库存、欠多少钱。但问题是,供应商管理资产不善,成本必定上升。羊毛 出在羊身上:上升的成本要么转嫁给客户,要么就自己亏本而没法保证绩效。两种结果都影响到采购方。在有些行业,换个供应商就行了,因为市场很透明,采购就 像到超市买东西。但对更多的行业,换供应商会带来很多问题和不确定因素,成本很高。所以敦促现有供应商整改达标往往是双赢的做法。
员工与流程
(People and Process)
对供应管理部门来说,员工素质直接影响整个部门的绩效,也是获得别的部门的尊重的关键。学校教育、专业培训、工作经历、岗位轮换等都是提高员工素质的方 法。相应地可建立指标,例如1%的员工每年接受一周的专业培训、5%的员工通过专业采购经理认证、跳槽率低于2%等。
流程管理是优化与供应商有关的业务流程,比如预测、补货、计划、签约、库存控制、信息沟通等。供应商的绩效很大程度上受采购方的流程制约。例如预测流程 中,如何确定最低库存、最高库存,按照什么频率更新、传递给供应商,直接影响供应商的产能规划和按时交货能力。再如补货,不同种类的产品,按照什么频率补 货,补货点是多少,采购前置期是多少,不但影响到公司的库存管理,也影响到供应商的生产规划。
流程决定绩效。管理层可以通过动员、强调达到一时效果,但不改变流程及其背后的规则,这种效果是暂时的。流程管理和改进的关键是确定目标和战略,书面化流 程、实施流程,确定责任人并定期评估。在此基础上,开发一系列的指标,确保流程按既定方式运作,并与前面讲的按时交货率、质量合格率等挂钩。这样,从流程 到绩效,再由绩效反馈到流程,形成一个封闭的管理圈。值得注意的是,流程改进更多的是渐进而非革命,因为每个公司总有现行的流程,不大可能推倒重来,要通过不断微调来优化。
指标的价值在于其规范和引导行为。供应商管理的指标体系不但引导供应商的行为,也是评价供应管理部门绩效的重要依据。上面的七大指标体系,不同公司可在不同发展阶段制定相应的侧重点。具体指标上,要力求简单、实用、平衡。
管理办法
一、供应商管理原则和制度
1.公司采购部或配套部主管供应商,生产制造、财务、研发等部门予以协助。
2.对选定的供应商,公司与之簦订长期供应合作协议,在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。
3.公司可对供商评定信用等级,根据等级实施不同的管理。
4.公司定期或不定期地对供应商进行评价,不合格的解除长期供应合作协议。
5.公司对零部件供应企业可颁发生产配套许可证。
二、供应商选择与评估
公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系
1.质量水平。包括:(1)物料来件的优良品率;(2)质量保证体系;(3)样品质量;(4)对质量问题的处理。
2.交货能力。包括:(1)交货的及时性;(2)扩大供货的弹性;(3)样品的及时性;(4)增、减订货货的批应能力。
3.价格水平。包括:(1)优惠程度;(2)消化涨价的能力;(3)成本下降空间。
4.技术能力。包括:(1)工艺技术的先进性;(2)后续研发能力;(3)产品设计能力;(4)技术问题材的反应能力。
5.后援服务。包括:(1)零星订货保证;(2)配套售后服务能力。
6.人力资源。包括:(1)经营团队;(2)员工素质。
7.现有合作状况。包括:(1)合同履约率;(2)年均供货额外负担和所占比例;(3)合作年限;(4)合作融洽关系。
三、供应商选择办法
1.对每类物料,由采购部经市场调研后,各提出5~1家候选供应商名单;
2.公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组;
3.评选小组初审候选厂家后,由采购部实地调查厂家,双方协填调查表;
4.经对各候选厂家逐条对照打分,并计算出总分排序后决定取舍。
四、核准为供应商的,始得采购;没有通过的,请其继续改进,保留其未来候选资格。
五、每年对供应商予以重新评估,不合要求的予以淘汰,从候选队伍中再行补充合格供应商。
六、公司可给供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。
七、对最高信用的供应商,公司可提供物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。
八、供应商管理办法
1.公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员,或经常对供应商进行质量检查。
2.公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。
3.公司减少对个别供应商大户的过分依赖,分散采购风险。
4.公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。
5.公司采购、研发、生产、技术部门,可对供应商进行业务指导和培训,但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。
6.公司对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商,可以投资入股,建立与供应商的产权关系。
培养供应商
每一家公司都希望自己可以找到能提供品质好,服务态度好,供货时间到位,产品出厂后不会掉链子的供应商,但是往往事与愿违。要么他们提供的原材料质量的确不错,但是不一定忠诚,要么忠诚的供应商不能提供质量可靠的材料。面对这些问题,企业就会无奈的不断开发新的供应商,更换供应商。“临渊羡鱼,不如退而织网”,与其苦苦寻找他们,还不如好好的培养优秀的供应商。
首先,应该用平等的身份与供应商交流。在这个社会里,有钱似乎就是“大爷”,往往需方在供方面前,都会有一种居高临下的心态,总觉得是自己在挑选别人。其实反过来看,何尝又不是别人在挑选自己呢,因为供应商也会遇到许多不同的采购者,会因人而宜的采取交易策略。只有放下身段,和人家平等交流,才有可能获得别人的好感和信任。说得专业一点,就是一切事宜都应该在平等自愿的前提下进行谈判。定立的合同的前提应该平等自愿,不仅享受的权利应该平等,负的责任也应该平等。不要去强迫别人接受一些不平等的事项,也不要作一些无谓的免责声明。
其次,应该诚信的与供应商沟通。在获得别人的好感之后,不能因为一时的小利而欺诈他人。人与人之间,最怕的就是“杀熟”,也只是熟人才能真正的伤害熟人。因为熟悉的人彼此最信任。在建立了长久的合作伙伴关系
之后,不要利用别人的信任去做一些投机倒把的事情。因为一旦被人抓住现行之后,不但双方以前的合作关系会破离,而且自己在这个行业圈子里也失去了良好的信誉。在这个信用为天的社会里,失去了信誉也就失去了主动的机会。
然后,应该维护供应商的利益。采购者在与供应商打交道的时候,总喜欢把对方当成“敌人”来看待,真正培养好的供应商的方式是,要把他们当成自己人,当成自己的原材料生产厂的一部分。以双方联盟的心态来对抗外界可能遇到的一切挑战和变动。只要这样,别人才可能设身处地的为我们企业着想。企业在处理一切问题的一切原则都应该是“大家好,才是真的好”。勿以自己企业的利益为天而置供应商的利益于不顾。即使采购者本人也是一心为“公”,也办不了好事。
最后,要认识到好的供应商就是合适的供应商,而不是业界内最好的供应商。每个企业,都希望能用最少的成本制造出最有价值的产品。在业界内,最好的供应商的确能提供最可靠的材料,但未必是最合适的。企业对供应商的吸引力决定着供应商对企业的忠诚度,双方也应该讲究“门当户对”。我们企业在选择供应商的时候,应该从自身的情况出发,多衡量下自己的规模,知名度,采购量等等。
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