合同评审专员

原则介绍 首先，合同评审(Contract Review)是供方的职责，但可以与客户联合进行； 其次，合同评审可以根据需要在合同的不同阶段重复进行，该定义明确提出应在“合同签订前”开展合同评审活动，以确保合同中对产品的质量要求规定得合理、明确并形成文件； 第三，如果合同中又提出质量保证要求，评审时应同时对此项要求进行评定，通过对合同要求与实验室现有能力的对比，评定供方通过必要的努力能否实现合同的规定，包括质量与交货期、违约赔偿等。根据满足合同要求的难易程度，实验室可组织相应的职能部门进行评定，对复杂项目合同评审一般在投标阶段就开始实施，在正式签订合同前往往要多次进行合同评审活动，直至合同正式签订为止。合同签订后若发生合同更改，则还需重复上述合同评审活动。 意义 在任何一个公司中起关键作用的是营销部门，它要寻找顾客、替公司招揽生意。营销部门的效率可以用其努力维持的订货数量来衡量。大量的订货使公司能够合理的规划公司周期性的生产，保证其产品能全部销售。订货单多了，生产期就长，经营者对营销人员就更满意。 然而，维持订货量是一回事，要使顾客充分满意又是另一回事。在这里有一个所有部门（包括营销部门）的能力和效益发生冲突的问题。起初，某一公司可能靠广告宣传激起销售力来维持有足够的订货量，然而能够让顾客满意的，只能是产品质量和按时交货。偶尔，过份热心的经销人员预订订货单并承诺了公司不能做到的交货时间表，那样，他们就要去说服顾客，推迟交货期。这种情况对公司的生存和产品都存有潜在的危险。 在当今竞争环境中，特别在出口领域，顾客在交货时间表上是不会发善心的。此外，国际竞争加剧和工资费用增长迫使工厂厂长们在低存货上经营。在这种情况下，对一个供应商来讲，若不能按期交付原材料和零部件，就意味着所有生产系统不合拍而闲置。由于质量体系的特殊成分，提供商品和服务的公司应当有一个完全确定的合同评审程序。 范围要求 (一)任何形式（传真函件或其他方式）的合同或订单的各项要求都要有明确的规定，并形成文件。 (二)对每份合同或订单在正式签定前都要评审．并满足以下要求： 1.合同或订单的各项要求都有明确的规定并形成文件； 2.任何与投标不一致的合同或订单的要求已经得到解决； 3.具有满足合同或订单的要求的能力。 内容 (一)技术保证能力 1.应用的材料 2.采用的结构和工艺 3.要求的加工精度 4.产品的性能指标要求 5.设备加工性能的符合性 6.产品包装要求 7.功能尺寸 8.顾客的其他特殊要求 (二)质量保证能力 1.检验和试验要求 2.质量验收方式 3.质量保证期 4.检验能力 5.质量标准 6.特殊质量要求 7.质量责任的确定方法和质量纠纷的仲裁。 (三)材料保证能力 1.有无库存或数量是否充足 2.材料质量状况 3.是否采用了新材料 4.是否需要采购 5.采购周期能否保证合同交货期要求 (四)生产保证能力 1.合同产品的数量 2.合同交货期 3.合同产品所需设备能力 4.供货能力 (五)资金保证能力和财务结算 1.合同所需原材料外协件外购件的资金保证状况 2.财务结算方式 3.顾客的户名开户行、帐号、税号是否清楚。 (六)价格 1.常规合同或订单是否执行了公司的价格政策 2.一般和特殊合同的价格是否合理。 (七)其它 1.交货方式 2.付款条件， 3.运输方式是否符合交通运输法规及公司运输现状 4.保险费运输费等费用承担情况 5.违约责任及经济赔偿。 程序 供应商可能会接到顾客对产品两个方面的询问：标准产品和特殊的零件或需按照顾客要求的规格制造的设备。每类产品需要有不同的评审程序。 1. 标准产品的合同评审程序 制造商总是向未来的买主提供本公司的产品标准或产品规格。这些现成的质量参数有操作功能、寿命、可靠性和可维修性，以及附加的其它技术资料如功率或燃料特性、容量或操作范围、需要的环境条件等等。在主要设备箱里，销售小册子也应提出如颜色、形状以及可选择的附件的情况。在接受标准产品订货或签合同之前，供应商应就合同评审程序执行下列步骤： （1）向未来的客户提供全部技术规格和其它有关资料，以便客户了解产品全貌，如果需要，产品样品也应做可靠性评估。 （2）如果产品满足客户需要，在认可交货时间表以前，应就建议的时间表和生产部门商量。 （3）在某些情况下，客户可能要求对产品作些修改，以适合其公司特殊需要，这些修改的全部细节应由客户提供成文的东西，并就其可行性和管理、工程部门商量。 （4）确保订单或合同包含有关产品型式的全部详情，包括它的颜色或各种各样的辅助项目如工具、附件及应用的配件。 （5）要保证订单或合同清楚地标明双方同意的包装、运输、安装（哪里适用）及其它有关项目如保险和支付方法等方面内容。 （6）应规定不管是客户还是其利益的代理人要在运出产品以前和在收到产品时对产品进行检验。全部检查或试验细节，例如要试验的参数、试验方法、抽样大小，用于验收的标准等，应由供应商的质量专家和客户研究之后明确下来。 （7）大多数耐用消费品和工业产品有一份担保单保护客户，担保单的用语和条件应写清楚，以免出现不同的解释而引起争执。 （8）最后，不管做了多大的努力，产品质量问题仍可能会发生，供应者应保证合同要有解决质量问题的程序和问题出现时解决争执的办法。 2.专门订单的合同评审程序 特殊订货的开发和生产过程不同于那些标准或正常产品的生产，它需要进行局部变动或要重新调整，要成功地执行这样的订货是相当复杂的。因为毫无相似之处的因素会渗透在开发和生产过程的任何阶段中。彻底了解采购者的需要对投标和合同形成是极其重要的。为了弄清客户直接的或不十分明确的要求，常常需要专家们进行各种级别和范围的对话。因为特殊订货合同包含着应考虑到的设计和开发、实际设计和开发阶段，甚至包括在合同签约之后，应作出协商和复查。合同评审至少应保证： （1）客户应对其要求尽可能作出详细规定，使得设计和下一步工作有充分可靠依据。 （2）为了保证符合客户要求，评审应包括各种各样性能和效率。 （3）围绕合同执行，制定质量保证计划，和客户讨论以确保客户所有质量要求得到满足。 （4）建立起与客户的通讯渠道，研究与质量相关的所有问题。 （5）根据合同评审结果，在不影响产品质量的情况下需要修改设计时，这种修改应和客户商量征得同意。 此外，合同评审应包括检查或试验，担保单的用语和条件以及解决质量问题的程序。 益处 作为整个质量控制系统的一部分，制度化的合同评审程序有下列益处： （1）所有感兴趣的当事人有机会评审合同。 （2）可以得到核查表或指导性文件（评审用的），以了解合同要求的程度。 （3）评审员可利用评审分析合同限期及有关的委托。 （4）这份合同是包含了全部性能类别，为了成功地履行这份合同，正好以此为起点有助于计划的开发。 （5）一种用客户来评审质量计划的方法。 （6）有准备的通过适当的评审来修改合同或质量计划。 如上所述，我们知道，如果执行合同评审的程序，可减少甚至避免在供方与客户之间产生的误解或争执。由于它是相当透明的，其结果增加了客户的信任，使其对产品质量的抱怨降到最低的程度。 案例分析 》 制定合同评审控制程序 《实验室资质认定评审准则》4.6“合同评审”条款中规定“实验室应建立并保持评审客户要求、标书和合同的程序