船务助理

重要性 业务助理对上是业务经理，是业务经理信息来源和整理的重要帮手。是帮业务经理处理业务琐事的人物，而让业务经理进行更重要战略战术。 工作内容 工作职责 一、接待客户日常来访、来电、来函等咨询服务，为销售部提供后勤服务。 二、协助业务人员进行订单制作、跟单、样品寄送，并跟进，为销售部提供帮助。 三、处理制作业务员交给的报表，单据，文件，资料等。 四、受理客户的投诉电话，做好相关记录，及时联系相关业务人员处理。 五、定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，介绍公司的企业文化，让客户更加信赖公司的产品。 六、每月总结整理客户的投诉资料，分析出客户最不满意的情况并总结出来，为公司后期改进和制定方案作参考。 七、协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。 八、及时提出合理化建议，帮助业务员成长，针对在外出差的业务员，每天电话跟踪一次，咨询是否有需要提供帮助。 九、配合公司其它部门积极开展工作，如：配合仓库的开单发货工作。 十、做好每次部门会议的工作安排，为部门提供方便。 十一、组织搜集相关能促进业务员成长的资料，分发到个人阅览，让业务人员圆满。 十二、负责制定本部门工作计划，组织制定本部门工作制度。 十三、组织制定行政管理人员考核实施办法。 十四、定期进行客户满意度调查，并对调查结果进行分析改进。 十五、负责接收订单，核对产品数量、单价、订单号等，并和相关部门确定交期回复给客户。 业务流程 市场开发就是寻找一种需要并且满足这种需要，一般可以通过大量的市场调查并且分析来寻找这种需要。现在是买方市场，即先有消费者的需求然后再去满足这种需求。 销售就是制定准确合适的销售计划并且实施的过程。首先确定你的消费群体,其次分析他们的爱好，购买习惯，然后对你的产品的定价定位进行适当的调整，来满足他们的那些爱好，以方便你的消费群体喜欢并且购买你的产品。再次就是售后调研，来分析你的产品还有什么缺陷，需要怎么样的改进，以更好的扩大市场.。 实例分析 例如：经理助理 做好经理助理可不是一件容易的事 表面上看，这是一项简单的工作。但是，真要做到非常好是要求很高，同时做的事情也相当多。绝不仅仅是为经理泡泡咖啡、接接电话那么简单。 1 尽可能熟悉经理的工作，熟悉公司的工作。力争做到能够心里有数。 2 最重要的一条，学会换位思考。能够充分理解、领会经理的工作意图，随时做好辅助工作。 3 也是很重要的一条，要细心踏实。能够为经理处理好一些细节（文件的存放等等），帮经理料理好一些小事。 4 帮助处理好经理的一些对外联系的工作。如：挡住一些烦人的广告推销。还不能都挡，得学会区分那些是应该让经理亲自接待或过目的。 5 最难得一条，如能起到一定的出谋划策的作用，那你就大有前途了。 6 记好工作日志。 7 还有一条很重要，经理助理一定要注意自己的工作情绪。一定要乐观向上，必要的时候要用这样的情绪去看然经理。 8 最后，一定做好经理与员工桥梁作用。及时反映自己看到的问题 再例如：外贸业务助理 1. 与客户保持联系。 2. 按客户要求，安排样品打样。如果有专门的打样部门，你要做的是转达客户的要求并监督样品是否准时做好，是否符合客户的要求等等。有些公司产品简单，可能要自己做样品。 3. 确认报价与交期。 4.采购。一般来说采购是另外的人负责，但你要提供采购什么物品，采购多少，什么时候到仓等资料，并且要跟踪采购进度，以保证准时到仓不会延误生产，还要监督品质。 5. 大货生产。生产大货是车间的事，但这个时期最容易出问题，出了问题就找你。 6. 全程跟踪大货生产的各个过程，有任何问题都要出面处理。一般来说，出了问题都会到你这里，然后你根据问题大小选择自己解决，汇报上级解决或者别的处理方式。 7. 出货。有些公司有单证部，船务等，要看情况而定，如果有这些部门，那么出货部分租船订舱等基本上不需要你要来做，如果没有，说不定也会分配到你头上。 8. 催货款。 9. 客户来参观或查货负责接待。 业务助理和销售助理是完全一样的 能力 良好心态 记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改变的。从待遇来说，业务助理的工作内容同业务员类似，但是考核机制不同，导致待遇也有相差，一般而言，业务员有提成，而业务助理是没有提成的。公司有一整套完善的业务薪资体制，不同的考核机制自有其道理。我想主要的原因应该是承担的责任不同，同样是维护客户，如果因维护不当造成公司损失，对业务员而言，直接对公司负责；对业务助理而言，则是对业务经理负责，造成的由业务经理对公司负责。从发展来说，业务助理是一种经历，是独立承担业务的有效过渡。在进入公司时，就必须做好在公司工作3-5年以上的准备。因为从熟悉各业务环节到熟悉产品，再到独立维护客户，最少也需要1年以上。也就是说到第2年，才能真正从自己的工作成果中获利。 责任心强 很多看似可做可不做，可早做可晚做的工作，做和不做，或早做晚做，其后果可能截然不同。 正规、重细节 1）为什么要正规和注重细节？ 对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范，以及业务前辈积累下来的一些宝贵经验。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工作是否严谨以及是否可以信任。细节决定成败，这句话一点都不夸张。 2）如何正规和注重细节？ 所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例。它们都有其固定的格式和规范。 尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的样品发票等文件。 在实际操作中从以下几方面做到： a.对客户的回复使用正规商务信函格式。 b.努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的商务语言，不使用非正规缩写。如 you 写成 U 。规范使用英文大小写。不使用全部大写，以方便客户阅读 。 c.在日常同客人的交流中有理有节，尊重客户，使用礼貌用语。 d.对于长期合作的老客户，他的订单一般都有一定的规律，如果有异常，及时跟客人确认。 熟悉产品 业务助理同样需要熟悉产品。连产品都不熟悉，很难赢得客户的信任和工厂的尊重。可以从以下方面来熟悉产品： a.做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。 b.有机会多去工厂车间看，一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。 c.不懂一定要问。多跟业务经理或公司同事请教，不懂装懂是不明智之举。掌握了产品知识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松。 换位守诺 学会换位思考，站在客户的角度，给出你的建议。 销售最理想的高度是：顾问式的销售。站在客户的角度来考虑问题，提出你自己的建议来帮助客户。同时也帮助了你自己。你的合理建议让客户感觉到你的专业，也感觉到你的尽职。这样还让客户给你多一份信任。这种信任关系在业务开展中是非常重要的。它会让你的客户忠诚度提高一个层次。 但合理的建议是建立在对产品的充分了解和丰富的跟单经验上的。这两个因素都是在业务开展过程中慢慢积累起来的。它也是一把双刃剑，用得好事半功倍，用不好会显得更不专业。 诚信守诺，它是业务开展的基础，也是为人处事之道。在给客户承诺之前， 先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。只需向客户说：这是我的错。然后想办法来弥补。 助理 业务助理，简单的说呢，就是业务经理或者业务员与公司或工厂的沟通纽带，也称为内勤。 业务助理，要做的工作，就是在业务经理或业务员需要你的时候你得站出来，抢在第一时间以最有效的方式，将他们提出的要求或者问题加以解决。 例如，出差在外的业务经理，在XX地区拜访客户，需要公司尽快寄出一份公司产品资料宣传册，然后找到你，你作为该经理的业务助理，你就需要以最快的速度搜集齐所需要的宣传册，然后选择最快的速递公司，将册子寄到业务经理所指定的地址，然后告知业务经理，发的什么速递，单号是什么，多久可以收到。简单一句话说，业务助理呀，就是给业务经理或者业务员跑腿打杂的工作，大部分时间留在公司或者工厂，一般没机会出差，出差最常见的可能就是展会等等。 区别 1．所谓的业务员是由股份公司认可的，并有合同编号的业务人员。业务助理由业务员指定，并为其服务的操作人员。 2．根据外贸的实际情况，一个业务员可以有多个业务助理，一个业务助理也可以为多个业务员服务。 3．业务助理可以帮业务员制作外销合同、收购合同、出口明细单等业务操作。 4．数据共享要求：业务助理可以浏览本人为业务员作的合同数据。业务员可以浏览业务员本人的所有合同数据（合同可能是业务员本人制作，也可能是多个业务助理制作）。业务经理可以浏览本人管辖范围内的所有业务员的合同数据。 5．业务员可以新增客户、工厂，可以把自己的客户或工厂分配给业务助理。业务助理无权进行客户工厂的增加。业务员具有“客户所有人”这个角色，业务助理只有客户使用人这个角色。 6．业务助理帮业务员制作外销合同时，必须先选择此票合同的业务员。 7．制作外销合同，在客户、工厂信息选择时，业务助理只能选择业务员分配给业务助理的客户、工厂信息。